Programe e proteja a semana de trabalho do seu escritório.

Você já deve ter escutado essa frase de alguém da sua equipe:

"Terminei aqui! O que eu faço agora?"

Nós já vimos isso acontecer dezenas de vezes dentro dos escritórios de arquitetura e não é raro que essa pergunta surja do nada, justamente quando você está concentrado em algo e sem muito tempo para ponderar sobre a linha de produção da sua sala técnica. No entanto, esse é o tipo de pergunta que obriga você a parar e dar um jeito de "ocupar" aquele colaborador, afinal ele não pode ficar ocioso, pois isso seria perda de tempo e dinheiro!

Agora, antes de continuarmos, responda rápida e sinceramente as perguntas abaixo:

O que você vai fazer hoje? O seu dia está realmente programado?

O que a sua equipe vai fazer hoje?

A maioria dos gestores não consegue responder essas perguntas prontamente porque não desenvolveu uma relação saudável com a agenda e isso muito se deve à forma como nós brasileiros somos criados! No colégio nós aprendemos a anotar na agenda o que fizemos no dia (ou seja, a agenda é tratada como um diário) e a data da prova (como se esse fosse o único evento futuro relevante da vida de um estudante) e nenhum professor nos ensina como coordenar tarefas por objetivo, importância e urgência nem como dividir o tempo em blocos de produção.

Esse desapego pela organização do tempo, subliminarmente, cria pessoas reativas e avessas ao planejamento. O brasileiro é, portanto, um povo que planeja pouco e "desenrola" soluções. Ora, é natural, portanto, que esse princípio comportamental oriente o modelo de gestão estabelecido pela maioria dos nossos empresários, muito provavelmente, você incluso!

Então como romper com essa tradição e construir um modelo de gestão menos reativo e mais voltado para o planejamento de ação?

Muito se pode escrever sobre essa questão, mas nós vamos nos concentrar aqui em 2 pontos fundamentais que tem mais a ver com o MINDSET (a configuração mental) que você deve estabelecer para tratar esse assunto:

1. Valorize as horas de planejamento!

Todo gestor de origem técnica (como o arquiteto) tende a pensar que somente está produzindo efetivamente quando está dedicado a tarefas relacionadas diretamente ao ofício que ele aprendeu na faculdade, ou seja, o arquiteto tende a pensar que só está produzindo quando está projetando. O reflexo desse modelo mental é que sempre que o arquiteto precisa se ocupar de áreas como marketing, comunicação, vendas, finanças, contabilidade ou recrutamento e seleção, por exemplo, ele sente que está perdendo tempo e esse mesmo processo inconsciente também se dá quando ele se ocupa de reuniões de planejamento, de tarefas da sala técnica, momentos onde naturalmente não há produção efetiva.

Ora, o arquiteto que decidiu montar seu próprio escritório deve entender que é diretor de uma empresa, portanto, não só deve dedicar tempo às áreas de atenção administrativa citadas acima, como deve aprender a se ocupar cada vez mais de planejar e acompanhar do que de executar.

Planejar é uma das principais expertises do gestor! Separe tempo para isso e valorize esse tempo. Essa é uma tarefa legítima de um profissional à frente de uma operação e é essencial para o crescimento da mesma, portanto mude a forma como você encara os espaços dedicados a planejamento na sua agenda. Planejar não é perder tempo, muito pelo contrário.

2. Respeite o que foi planejado!

Estabeleça um ciclo de produção. Nós recomendamos que você trabalhe com ciclos semanais. Monte uma lista de tarefas para cada dia de trabalho de cada membro da sua equipe dentro desse ciclo de produção e busque a todo custo respeitar o que foi planejado.

Existem dois tipos de tarefas que vão tentar quebrar sua programação - as urgências legítimas, que na verdade são raras, e as solicitações menores, que podem perfeitamente ser organizadas para o próximo ciclo de produção.

Entenda que as tarefas não devem subir em nível de prioridade somente porque um determinado cliente pediu mais insistentemente. Aprenda a pesar a importância das demandas de acordo com um programação maior de entregas e só deixe que urgências legítimas rompam a programação de um ciclo de produção. Negocie todas as outras demandas.

Isso é o que nós chamamos de proteger a semana de trabalho!

Você vai ver que é mais fácil do que parece e seus clientes vão sentir que você tem uma empresa organizada.

Se você conseguir instaurar esse modus operandi, seu escritório terá saído da era onde os colaboradores são extremamente dependentes de você e param no meio do dia sem saber o que fazer. Este é mais um passo importante rumo a uma gestão profissional.