Por dentro da Gestão: Uma análise do previsto x realizado.

A análise do tempo previsto x realizado em cada projeto, dentro de um escritório de arquitetura e design, é uma das bases mais importantes para o crescimento em gestão profissional.

Com o surgimento da necessidade de monitorar o tempo para aumentar a nossa produtividade, implantamos, no nosso escritório com foco em arquitetura de interiores em Manaus, o Sistema Timekeeper da Innesco há 4 meses, e desde então temos alguns projetos que foram orçados usando o sistema.

Para quem não conhece, no Sistema Timekeeper podemos fazer a precificação dos projetos, mas também conseguimos fazer uma verificação se os projetos estão sendo rentáveis, e é nessa parte que quero focar neste artigo. O sistema usa a gestão de projetos em base tempo, ou seja, nele fazemos uma previsão de horas de cada etapa do projeto, onde obtemos o valor real do projeto considerando os custos fixos, variáveis, impostos e lucro.

Além disso, no sistema, a equipe também vai adicionando as horas trabalhadas em cada etapa do projeto, por isso, conseguimos fazer uma análise das horas previstas x horas realizadas, e visualizar onde estamos aplicando mais tempo, a fim de pensar em formas de utilizar menos tempo e rentabilizar mais os projetos.

Nesse sentido, em um exemplo prático de reforma de um apartamento de 115m², foram previstas 222h para o projeto completo, incluindo orçamentação e acompanhamento de obra e lojas. Porém, ao finalizar o projeto executivo, já foram contabilizadas 350h, passando 128h do previsto, e provavelmente ainda passará mais 40h, aproximadamente. Um verdadeiro tapa na cara!

Conversei com a equipe e chegamos a algumas ideias para que o tempo previsto seja mais próximo do realizado:

- Considerar horas de revisão do arquiteto com a equipe (reuniões internas).

- Incluir horas de alterações solicitadas pelo cliente

.

- Prever mais horas de reunião durante o estudo preliminar, que é um momento de muita troca com o cliente.

- Melhorar nosso template do Archicad para deixar algumas coisas já preparadas, como apresentações e pranchas que sempre se repetem.

- Tirar um tempo para aumentar nossa biblioteca BIM - verificamos que perdemos muito tempo ao longo do projeto transformando blocos do sketchup para o Archicad.

- Oferecer um curso avançado de Archicad para a equipe melhorar sua produtividade.

- Terceirizar o levantamento e a renderização para que seja um valor fixo a ser considerado na precificação.

- Criar um checklist de cada desenho técnico para a equipe não esquecer.

Essas ações foram realizadas com o nosso escritório que já atua com BIM, mas cada empresa adapta-se de acordo com a sua realidade!

O importante é perceber que o tempo é a nossa moeda de troca, nosso bem mais valioso, por isso devemos refletir sobre como podemos ser mais eficientes, para que tenhamos lucro!

É necessário sempre colocar em prática as mudanças, e avaliar no próximo projeto!

O Sistema Timekeeper é essencial nesta análise contínua. Antes dele, não tínhamos nem como avaliar.

Depois dessa avaliação também surgem outras reflexões: Por que tantas alterações? Poderíamos melhorar o briefing para sermos mais assertivos? Como tratar clientes indecisos? Temas para um próximo artigo!