Por que o seu escritório de projetos deve observar a cultura das grandes empresas de tecnologia?

Ao longo dos anos nós temos batido muito na tecla da formação de cultura profissional junto aos nossos clientes arquitetos e designers, tanto dentro dos workshops, principalmente nos de Planejamento Estratégico quanto nos processos de consultoria 1:1, e alguns desses escritórios realmente começaram a levar essa questão mais a sério e já estão colhendo os frutos de ter um time que fala a mesma língua.

O que a gente sempre fala:

"Não adianta ter o melhor plano estratégico, baseado na melhor análise de mercado e futuro se as pessoas do time não compram o seu direcionamento."

"Pessoas alinhadas, que acreditam no mesmo padrão de atendimento ao cliente, no mesmo padrão de entrega dos serviços e querem construir o mesmo perfil de escritório, conseguem construir operações mais fluidas, eficientes e coerentes, mesmo sem rigorosos manuais de procedimentos."

"Não há nada mais importante do que contratar as pessoas certas, capacitá-las e aprender a delegar!"

Sim, é tudo (ou quase tudo) sobre as PESSOAS que estão com você!

Hoje já sabemos que é nelas que qualquer empresa que deseja crescer organizadamente deve focar sua atenção e acredito que não é preciso dizer o quanto isso ganha relevância quando se trata de uma empresa de serviços, como são os escritórios de engenharia, arquitetura e design.

Nos escritórios de projeto, a parte mais importante da experiência do cliente depende do que acontece dentro da sala técnica durante a produção, aprovação e ajuste de cada etapa de um projeto.

Esse processo precisa ser ao mesmo tempo padronizado e adaptativo. Essa fluidez exige que as pessoas estejam no centro, pois só elas conseguem interpretar e conduzir o processo de acordo com as necessidades específicas de cada cliente.

É normal que as tarefas estejam fragmentadas, assim como é normal ter pessoas diferentes responsáveis por partes diferentes de um mesmo trabalho. A informação precisa fluir de profissional para profissional, de setor para setor, de um momento para outro do projeto, sem perder a essência e a conexão com o cliente.

E é aqui que o processo de produção em arquitetura se conecta com os processos das grandes empresas de tecnologia - em ambos casos nós temos profissionais diferentes, cada um responsável por partes que devem compor um todo funcional.

E por que precisamos aprender com essas empresas de tecnologia como o Google, a Apple e o Facebook? Porque elas trabalham com gestão de projetos como ninguém e porque elas testam formatos de trabalho há muito mais tempo, portanto são para nós um farol de tendências.

Por outro lado, é importante entender que todos os gestores estão cheios de dúvidas nesse momento e que inclusive essas gigantes ainda estão analisando e aprendendo com o legado do isolamento provocado pela pandemia e é preciso que escutemos o que elas têm a dizer, cada um com um pé na sua realidade e cheios de bom senso.

Dito isso vamos analisar três pontos que essas empresas sinalizam:

1. A gestão deve concentrar-se nas tarefas que precisam ser feitas e não no horário das pessoas.

Já é sabido que quando lidamos com serviços de alto nível, que exigem criatividade, inteligência e interpolação de tarefas, como é o caso da programação de softwares e aplicativos (empresas de tecnologia) ou de projetos de estruturas arquitetônicas (engenharia, arquitetura e design), o tempo de controlar o “PONTO” das pessoas já passou!

Nesses segmentos, não importa mais a hora que o colaborador acessa as instalações da empresa. O trabalho não é sobre isso, mas sobre a forma como cada um se comunica, colabora com os colegas e efetivamente entrega sua parte nas datas programadas.

É portanto fundamental aprender a trabalhar com macroplanejamento, distribuição e acompanhamento de tarefas, comunicação síncrona e assíncrona e usar as melhores ferramentas nesse sentido, mas antes é preciso mudar radicalmente a forma de pensar a gestão e abandonar a falsa sensação de controle que ter as pessoas debaixo do mesmo teto proporciona.

2. As pessoas podem e devem trabalhar de qualquer lugar, mas elas precisam de pontos de encontro virtuais e físicos para fomentar a dimensão social do trabalho.

Apesar de o período de isolamento ter demonstrado claramente que é possível fazer e entregar todas as etapas de projetos com as equipes trabalhando remotamente através das ferramentas de reunião, desenho e gestão colaborativa das tarefas, ficou claro que muita gente precisa de outras dimensões da vida no escritório.

Ir para o trabalho não é só acessar o computador da empresa e cumprir com as tarefas, mas também tomar um café, comentar sobre a última série da Netflix, participar de um happy hour e muito mais. Durante o isolamento muita gente se viu com problemas por se afastar dessa dimensão social do trabalho e as empresas perceberam que era preciso favorecer esse “encontro” entre os colaboradores.

Muitos escritórios estão dando portanto maior ênfase para os espaços de descompressão e estão transformando seus ambientes para observar também a missão de favorecer o diálogo e a troca de ideias, reduzindo estações individuais de trabalho (uma vez que todas as pessoas não precisam estar no escritório ao mesmo tempo) e aumentando as áreas de trabalho conjunto e convívio.

Obviamente é preciso entender que fomentar a socialização, a troca de ideias e o trabalho em equipe não significa se perder dos prazos de entrega, muito pelo contrário. Essa foi a questão abordada no ponto 1. Os escritórios de projeto tem que ser muito bons em gestão de tarefas.

3. Se você se estrutura e se torna capaz de gerenciar a produção remotamente, você aumenta sua capacidade de acessar os melhores profissionais.

Uma vez que os profissionais do universo de serviços experimentaram a possibilidade de trabalhar remotamente e perceberam que não é preciso deslocar-se todos os dias para o local de trabalho, que a maioria das reuniões internas e até externas pode acontecer de forma muito mais objetiva virtualmente, que é possível estar alinhado com a equipe mesmo à distância, esses profissionais estão cada vez mais ponderando trabalhar para empresas que não oferecem essa possibilidade que é sinônimo de qualidade de vida.

Os melhores profissionais de serviço tendem a preferir o remoto, principalmente se a empresa oferecer os pontos de contato virtuais e físicos capazes de fomentar a socialização abordada no ponto 2 deste artigo. Eles querem o melhor dos dois mundos e se o seu escritório estiver pronto para oferecer isso, você estará na zona de interesse desses profissionais.

Além disso, muitos dos serviços prestados na área de engenharia, arquitetura e design não precisam ser realizados por profissionais que necessariamente estejam na mesma cidade que o escritório, ou seja, se você se torna capaz um escritório orientado para a produção remota, você pode buscar profissionais em outras cidade e até outros países, o que amplia seu horizonte para formação de equipe e pode ajudar a resolver problemas de escassez de determinados perfis de profissional em determinadas cidades.

Muito bem, faça a sua reflexão sobre esses 3 pontos e analise o quanto a sua estrutura de trabalho e a sua cultura estão adaptadas para esse momento.

Lembre-se de estabelecer ações concretas para mudar os pontos que você considerar fracos dentro dessa análise. Conte com a gente aqui na Innesco.